برگرفته از وبسایت: http://www.AbharNews.ir

روابط عمومی در کتابخانه ها

مقدمه                                     

               روابط عمومی هنر و علم اجتماعی است که درون و برون دستگاه را به هم پیوند می دهد.

         انسان موجودی اجتماعی است و از ابتدای خلقت به دنبال اجتماعی زیستن بوده است. اسلام آئینی مبتنی بر ارتباطات متقابل ، مستقیم و موثر است. نگاهی به تاریخچه و نحوه اشاعه و گسترش این دین بزرگ از زمان بعثت ختمی مرتبت (ص) حاکی از آن است که توفیق این دین در بین افکار عمومی و مردم، بر پایه یک الگوی ارتباطی منظم و به تعبیری روابط عمومی موثر بوده است.

       برقراری ارتباطات انسانی و توجه به آنچه که امروز از آن با عنوان روابط عمومی نام می برند، امروزه به عنوان یک نیاز زندگی اجتماعی مطرح است. ریشه و ضرورت وجودی این نیاز در کشور و جامعه اسلامی ما، با توجه به نوع فرهنگ و عواطف انسانی موجود عمیق تر است.

          اگر در زندگی اجتماعی از شکل ساده ارتباطات فردی بگذریم، به شکل سازماندهی شده روابط عمومی در قالب حقوقی و سازمانی می رسیم که کارکردی گسترده تر داشته و در حوزه ای وسیع با انبوهی از مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی ارتباط دارند.

           دنیای امروز دنیای ارتباطات است. در هر ثانیه میلیون ها واحد اطلاعاتی در سطح جها ن رد و بدل می شود. از زمانی که تحولات زندگی بشر سرعت گرفته، نیاز به اطلاعات و ارتباطات هر روز افزایش یافته و امروزه داشتن اطلاعات دقیق و به روز از نان شب هم برای مردم مهمتر است. و هر که بیشتر بداند، موفق تر است (دانایی =  توانایی)

         روابط عمومی یک ارتباط دو جانبه بین فرستنده و گیرنده پیام است که در جهت برقراری ارتباط مطلوب بین این دو گروه فعالیت می کند؛  و چون کتابخانه ها نیز با گروه های زیادی در ارتباط هستند، نقش روابط عمومی در بخش های مختلف آن سهم بسزایی دارد و کتابدار می تواند ارائه کننده این نقش باشد. (به عنوان واسط بین مواد اطلاعاتی و مراجعه کننده). هر مراجعه کننده ای نیاز اطلاعاتی خاص خود را دارد که می تواند ساده یا پیچیده باشد، در برخورد با این نیاز اطلاعاتی است که نقش کتابدار به عنوان فردی که بتواند ابهام موجود در تقاضای مراجعه کننده را زدوده و او را به اطلاعات مورد نیازش رهنمون سازد، مشخص می شود. هر تصوری که از کتابخانه در اذهان عمومی بوجود می آید بستگی به جریان فعالیت های خود کتابخانه و نحوه سرویس دهی کارکنان آن دارد. از جمله اقدامات ترویجی که در کتابخانه ها برای ایجاد روابط عمومی بهتر می توان در نظر گرفت : ارتباطات رو در روی کارکنان بخش های مختلف کتابخانه بویژه بخش مرجع یا امانت، ارتباطات چاپی، ارتباطات دیداری-شنیداری، ارتباطات فرد به فردو … است.

روابط عمومی چیست؟

             برای دستیابی به تعریف کاملی از روابط عمومی، بررسی اهم تعاریفی که تا کنون درباره روابط عمومی ارائه شده، ضروری است :

          " اسکات. ام. کاتلیپ" صاحب نظر، روابط عمومی در جهان : " روابط عمومی، اداره کردن وظایف، شناسایی و ایجاد، حفظ و نگداری روابط عمومی مطلوب و حسنه بین سازمان و جامعه است، جامعه ای که توفیق و ناکامی یک سازمان به آن وابسته است" (امینی،۱۳۵۴: ۱۵-۱۳)

           "ادوارد برنیز" یکی از بنیان گذاران رشته روابط عمومی : "روابط عمومی، عبارت است از دادن اطلاعات به مردم و تلاش های ترغیبی به منظور تغییر گرایش ها و رفتار مردم و کوشش برای همبسته ساختن نگرش ها و اقدامات یک موسسه با مخاطبان خود، و متقابلا نگرش ها و اقدامات مخاطبان با موسسه" (مارانتز کوهن،۱۳۷۶ : ۱۵)

            روابط عمومی یک ارتباط دو جانبه بین فرستنده و گیرنده پیام است که در جهت برقراری ارتباط مطلوب بین این دو گروه فعالیت می کند. به عبارت ساده تر، روابط عمومی عملکرد مدیرت آن است که نگرش های عمومی را ارزیابی کرده و راهکارهای چگونگی ارتقای درک و پذیرش عمومی را تعیین می کند که خود به دو بخش تقسیم می شود : اعتلای نام سازمان یا شرکت و نیز کمک به ارتقای درک همکاری عمومی؛ به عبارت دیگر روابط عمومی را مهندسی ارتباط نیز می گویند.

تاریخچه مختصر روابط عمومی در ایران

             شیوه نوین روابط عمومی در ایران با ملی شدن صنعت نفت همزمان است. بطوری که اولین روابط عمومی در ایران بطور رسمی در مرداد ماه ۱۳۳۲ شمسی در شرکت نفت ایران با نام اداره کل انتشارات و تبلیغات آغاز بکار کرد.

             در بسیاری از سازمانها و ادارات تا سال ۱۳۴۸ اداراتی به نام تبلیغات و انتشارات و یا انتشارات و اطلاعات فعالیت می کردند، که از این تاریخ به بعد نام این ادارات به روابط عمومی تغییر کرد.

روابط عمومی در کتابخانه ها

              کتابخانه ها با گروه های مختلفی در ارتباط هستند که از آن جمله می توان به گروه های زیر اشاره کرد‌ :

v       گروهی که برای کتابخانه تامین اعتبار مالی می کند.

v       گروهی که کتابخانه ها، منابع خود را از آنها خریداری و یا از طریق آنها تهیه می کنند.

v       گروهی که کتابخانه ها، کتابداران آموزش دیده را از میان آنها استخدام می کنند.

v       گروه دیگری وجود دارد که در بدنه حکومت و یا خارج از آن تصمیم گیری ها و سیاست گذاری های مربوط به کتابخانه ها را عهده دار هستند.

v       و بالاخره کل جامعه استفاده کننده می باشند.

             روابط عمومی بخشی از کتابخانه است که در جهت برقراری ارتباط مطلوب با کلیه گروه های فوق فعالیت می کند. این ارتباط، یک ارتباط دو جانبه است، یعنی رساندن این پیام که کتابخانه به وظایف خود عمل می کند و به چه چیزهایی نیازمند است تا خدمات خود را به نحو شایسته انجام دهد، و گرفتن بازخورد از گروه های ذینفع در مورد خواسته ها و نظرات آنها در باب خدمات کتابخانه.

            ارتباط کتابخانه ها با مخاطبان خود در چارچوب رسمی نهادی به نام روابط عمومی هم تقریبا از زمانی که ایده تشکیل روابط عمومی در سازمان ها مطرح شد، یعنی قرن بیستم آغاز شده است. البته بسیار پیش از آنکه چنین نهادی رسمیت پیدا کند، مفهوم روابط عمومی برای کتابخانه ها مفهوم آشنایی بوده است. "مثلا وقتی ساموئل سویت گرین در سال ۱۸۷۶ در انجمن کتابداران امریکا اصلاح روابط شخصی کتابداران و خوانندگان را مطرح می کند، در واقع به مساله روابط عمومی اشاره دارد".

         در این میان  نقش کتابداران در ارائه خدمات کتابخانه ای ضرورت پیدا می کند که یک نقش واسطه ای است بین مواد اطلاعاتی و مراجعه کننده. چگونگی برقرای صحیح این ارتباط در این میان اهمیت ویژه ای پیدا می کند. هر مراجعه کننده ای نیاز اطلاعاتی خاص خود را دارد، که می تواند ساده یا پیچیده باشد، در برخورد با نیاز اطلاعاتی پیچیده نیاز به کتابداری با تخصص ویژه که بتواند ابهام موجود در تقاضای مراجعه کننده را  زدوده و او را به اطلاعات مورد نیازش رهنمون کند، بیشتر احساس می شود چنین کتابدار ویژه ای، کتابدار مرجع است. هر تصوری که از کتابخانه ها در اذهان عمومی بوجود می آید، بستگی به جریان فعالیت های خود کتابخانه و نحوه سرویس دهی کارکنان آن دارد. ارائه خدمات باید با رعایت بالاترین استانداردهای حرفه ای انجام گیرد و تمام کارکنان از جمله کارکنان بخش مرجع باید بصورت یک پارچه این استانداردهای حرفه ای را رعایت کنند.

           علاوه بر آنچه که بیان شد، کیز اقدامات ملموس تری که در چارچوب روابط عمومی کتابخانه انجام می گیرد را در سه مقوله ارتباطی زیر طبقه بندی می کند :

۱-       ارتباطات چاپی برای گروه های بزرگی از مخاطبان

۲-       ارتباطات دیداری-شنیداری برای گروه های وسیع

۳-       ارتباطات مکتوب یا شفاهی برای گروه های کوچک، یا به صورت فرد به فرد

            ارتباطات جمعی چاپی می تواند شامل انتشارات، خبرنامه ها، گزارش های سالانه، بروشورها و پوسترها باشد. مزیت این نوع اقدامات ترویجی این است که منابع چاپی می تواند حاوی پیام روشن و موجزی باشد که توسط افراد زیادی دریافت می شود. ایراد آن این است که بعد از انتشار، کنترلی روی استفاده از آن صورت نمی گیرد، در واقع این نوع ارتباط یک جانبه است که فاقد حلقه بازخورد می باشد. اما به دلیل آسان و ارزان بودن، رایج ترین روش ارتباط عمومی است که در کتابخانه ها بکار می رود.

             دومین شیوه ارتباطی، ارتباط دیداری-شنیداری است که می تواند شامل رادیو، تلویزیون، سخنرانی ها و سمینارها و… باشد. کتابخانه ها در حالت عادی معمولا توجه این وسایل ارتباط جمعی را به خود جلب نمی کنند اما، رویدادهای خاص مثل افتتاح یک ساختمان جدید، بازدید یک مقام عالی رتبه یا یک گروه بین المللی و… می توانند توجه رسانه های دیداری-شنیداری را جلب کنند. دقتی که باید در این مورد شود، این است که پیام مورد نظر کتابخانه به صورتی کاملا حرفه ای و مناسب مخاطبان مورد نظر عرضه شود.

             سومین حوزه ارتباطی که بدان اشاره شد، ارتباطات فرد به فرد و ارتباط با گروه های کوچک است. این ارتباطات غیر رسمی که سریع ترین بازخورد را دارند، هسته مرکزی اقدامات ترویجی کتابخانه محسوب می شوند. موفقیت در اینگونه ارتباطات رو در رو در گرو این است که کارکنان کتابخانه آموزش درستی در مورد رفتار با مراجعه کنندگان، ببینند و در عین رعایت دقیق مقررات، آنها را به نوعی تفسیر کنند که تا حد ممکن به درخواست های مراجعان پاسخ مثبت بدهند.

مهارتهای ویژه برای کتابداران (جنریش،الاین زارمبا،۱۳۸۰: ۱۱-۸)

             گذشته از این چند مقوله ارتباطی، اقدامات دیگری نظیر برگزاری نمایشگاه ها، یا زمینه های موضوعی خاص، استفاده از فعالیتهای گروه یا انجمن دوستداران کتاب و کتابخانه و… در کتابخانه ها، برای رسیدن به اهداف روابط عمومی نیز، می توان ایجاد کرد.

نتیجه گیری

            از آن جایی که چگونگی برقراری ارتباط با مراجعه کننده در خدمات کتابخانه و پاسخ دهی، تاثیر مستقیم دارد به جاست که به کتابداران بخش های مختلف کتابخانه، اعم از مرجع، امانت و…، برقراری ارتباط کلامی و غیرکلامی به شیوه صحیح آموزش داده شود. هرچند که وظیفه برنامه ریزی و اجرای برنامه های روابط عمومی به عهده فرد یا افراد خاص در کتابخانه ها نهاده می شود، اما نکته مهم این است که پیشبرد اهداف روابط عمومی در صورتی میسر خواهد بود که این اهداف در تمامی امور روزمره و توسط همه کارکنان کتابخانه در نظر گرفته شود؛ در واقع وظیفه بهبود روابط عمومی، به عهده فرد فردکارکنان کتابخانه است.

              از مجموعه موارد گفته شده، می توان نتیجه گرفت که بر خلاف آنچه که در کتابخانه های ایران مرسوم است و کار میز امانت را کاری می دانند که هر فردی می تواند انجام دهد، بکارگیری کتابدارانی با تحصیلات دانشگاهی کتابداری، در بخش امانت یا مرجع کتابخانه اهمیت بسزایی دارد و در راستای نیل به هدف اصلی کتابخانه یعنی رساندن مراجعه کننده به نیاز اطلاعات وی می باشد.

             در هر حال وظیفه کتابدار این است که تمایل به استفاده از کتابخانه را در مراجعه کنندگان افزایش دهد، نه این که با برخورد نامناسب آنان را گریزان سازد.

منابع

۱-       امینی، رضا. روابط عمومی. تهران: دانشکده علوم ارتباطات اجتماعی،۱۳۵۴٫

۲-       مارانتز کوهن، پالولا. درسنامه روابط عمومی. ترجمه محمود خاموشی، میرسعید قاضی. تهران: مرکز مطالعات و تحقیقات رسانه ها،۱۳۷۶٫

۳-       میرسعید قاضی، علی. تئوری و عمل روابط عمومی و ارتباطات. تهران: مبتکران،۱۳۷۰٫

۴-       جنریش، الاین زارمبا. مصاحبه در بخش مرجع کتابخانه. ترجمه محمدحسین دیانی. اهواز: دانشگاه شهید چمران،۱۳۸۰٫

۵-       شایگان، فریبا. روابط عمومی مطلوب، با مقایسه روابط عمومی های دولتی و خصوصی.تهران: قدر ولایت،۱۳۸۸٫

۶-       حریری، نجلا. بازیابی و روابط عمومی در کتابخانه ها. فصلنامه پیام کتابخانه، سال نهم، شماره دوم، تابستان۱۳۷۸٫

سید مجید میرمحمدی

      کارشناس کتابداری و اطلاع رسانی (مسوول کتابخانه عمومی علامه طباطبائی)

m.librarianship@gmail.com

www.mlibrarianship.blogfa.com

– ادامه مطلب کلیک کنید+

www.TarikheMa.ir
چین لینکدونیشهر چینایران